تُواجه كلّ منظمة، بين الحين والآخر، تحدّياتٍ تنظيمية، سواءٌ كان ذلك انخفاضًا في المبيعات، أو تراجعًا في مستوى تفاعل الموظفين، أو غيرها من المشكلات. والحلّ الأمثل يكمن في مُعالجتها بأسرع وقتٍ مُمكن، أليس كذلك؟ هنا يأتي دور فرق العمل الرشيقة (Agile Squads)، وهي منهجيةٌ طَوّرتها شركة سبوتيفاي (Spotify) لتُسَرّع من وتيرة حلّ المُشكلات.
سوف نستعرض في هذه المقالة آلية عمل فرق العمل الرشيقة، وكيف يُمكنها إحداث نقلةٍ نوعيةٍ في أسلوب تعاملك مع التحدّيات التنظيمية، بما يضمن للمنظمة مزيدًا من المرونة وسرعةً في تحقيق النتائج. لكن قبل التعمّق في هذا الموضوع، هل تعرف ما هي فرق العمل الرشيقة؟
ما هي فرق العمل الرشيقة؟
فرق العمل الرشيقة (Agile Squads)، أو ما يُمكن تسميته بـ “فِرَق العمل السريعة”، هي مجموعاتٌ من المُوظفين ذوي الخبرات المُتنوّعة من أقسام مُختلفة، تُشَكَّل خصّيصًا لمعالجة مشكلةٍ تنظيميةٍ مُحدّدة.
تُغيّر هذه الفرق مفهوم العمل التقليدي القائم على الأقسام، وتتمتّع بِاستقلاليةٍ تامّةٍ في إيجاد الحلول. ولكن ما الذي يُميّز فِرَق العمل الرشيقة عن الفرق التقليدية؟ إليكم الإجابة:
سمات فرق العمل الرشيقة
التعدُّدية التخصصية
بدلاً من تقسيم الفرق حسب مجالات العمل/المعرفة، كما هو الحال في الإدارة التقليدية، فإن فِرَق العمل الرشيقة متعددة التخصصات، أي: هي فرق صغيرة يكون لكل فرد فيها تخصص معين. تعتمد التخصصات على المشكلة المراد حلها، ولكنها قد تشمل مجالات: التطوير، والمبيعات، والتسويق، وغيرها.
الاستقلالية
نظرًا لأن الهدف هو حل المشكلة بأسرع ما يمكن، فمن الطبيعي أن تتمتع فرق العمل الرشيقة بالاستقلالية في اتخاذ القرارات وتقديم النتائج في أسرع وقت ممكن. فبدون ذلك، ستفقد فِرَق العمل الرشيقة فعاليتها وبالتالي الغرض من إنشائها.
ثقافة الرشاقة
تُعدُّ سهولة التكيُّف والابتكار المستمر من العناصر التي يُمكن إيجادها في بيئة تتمتّع بـ ثقافة رشيقة، وهذا بالضبط ما يُتوقَّع وجوده في فرق العمل الرشيقة. وهذا يسمح بمزيد من المرونة في العمل اليومي.
مستويات تجميع فرق العمل الرشيقة في سبوتيفاي
تُقسَّم فرق العمل الرشيقة (Agile Squads) في سبوتيفاي إلى مجموعات، وتُطلَق عليها أسماء مُحدّدة لمستويات التجميع المختلفة، وهي:
القبيلة (Tribe)
القبائل هي مجموعات من فِرَق العمل الرشيقة التي تعمل معًا، إما لحلّ مشكلة مُتشابهة، أو لمُعالجة مشكلة واحدة أكبر من قدرة فريق واحد على حلّها.
الفصل (Chapter)
الفصل هو اتحاد أعضاء من فِرَق عمل رشيقة مُختلفة، لكنهم يشتركون في نفس الوظيفة أو التخصص. الهدف هو تبادل الأفكار وفهم وجهات النظر المُختلفة.
النّقابة (Guild)
النّقابة هي اتحاد أعضاء من فِرَق عمل رشيقة مُختلفة ومن مجالات مُتعدّدة، لكنّهم يَشْتَرِكون في اهتمام مُشترك.
بعد أن تعرّفت على أهمّ سمات فِرَق العمل الرشيقة، قد تتساءل: “لكن ما الذي ستستفيده منظمتي من ذلك؟”. هذا ما سنستكشفه في الجزء المقبل، حيث سنُسلّط الضوء على فوائد تشكيل فرق العمل الرشيقة:
فوائد تشكيل فرق العمل الرشيقة
حل المشكلات
يُعدُّ حل المشكلات أهم فائدة، وأكثرها وضوحًا، لتشكيل فِرَق العمل الرشيقة. فكما ذكرنا سابقًا، تعمل هذه الفرق بِتركيز على حل مشكلة مُحددة. ونظرًا لأن المشكلة ستُعالَج من قِبَل فريق مُتخصص يتمتّع بالاستقلالية اللازمة لتنفيذ المشاريع؛ فإنّ فرص حلّها تزداد بشكل كبير.
تشجيع الابتكار
من السمات البارزة لفِرَق العمل الرشيقة أنّها تُشجّع على الابتكار. ويرجع ذلك إلى أنّ الاستقلالية تُتيح للفريق التفكير خارج الصندوق، كما أنّ التنوُّع في التخصصات يُتيح لكلّ عضو تقديم رؤية مُختلفة.
تقليل البيروقراطية
تُقلّل فرق العمل الرشيقة من البيروقراطية المُرتبطة بالعمل بين الأقسام، والتي تتأثّر بمشاكل مثل:
- عدم وضوح مسؤوليات كلّ قسم
- تراكُم الطلبات المُتعلّقة بمشاريع أخرى
- ثغرات في التواصل
- وغيرها.
وسأشرح لكَ الآن كيفية تشكيل فِرَق العمل الرشيقة:
4 خطوات لتشكيل فرق عمل رشيقة ناجحة
1. تحديد الهدف
الخطوة الأولى لتشكيل فريق عمل رشيق هي تحديد المُشكلة التي تحتاج إلى حلّ في المنظمة، والنتيجة المرجوّة. ولا تنسَ تحديد أهداف واضحة لتوجيه عمل الفريق.
2. اختيار الموظفين
بعد تحديد الهدف؛ اختر الموظفين الذين سيشكّلون فريق العمل الرشيق. من الطبيعي أنه يجب اختيارهم بناءً على مجال تخصصهم، والذي يختلف باختلاف المُشكلة. ولكن، اهتمّ أيضًا بالمهارات الناعمة (الشخصية)، مثل:
- الإبداع
- القدرة على العمل الجماعي
- الاستقلالية
3. تشكيل الفريق
بعد تحديد المُوظفين، يُمكنك الآن تشكيل الفريق. ولكن، سأسدي إليك نصيحة: قبل مُعالجة أي مشكلة كبيرة، حاول البدء بمشكلاتٍ أصغر. يُمكن اعتبار ذلك بمثابة فترة تجريبية لك ولأعضاء الفريق.
لا تُشكّل فريقًا لمُعالجة مشكلات كبيرة إلا بعد أن يكتسب الجميع خبرة كافية في العمل ضمن فِرَق العمل الرشيقة.
هناك أمرٌ آخر مهمٌّ، وهو التفكير في العلاقة بين أعضاء الفريق، سواءً كان العمل حضوريًا أو عن بُعد:
لفرق العمل الحضورية
من المهمّ توفير مساحة مُخصصة لجميع أعضاء الفريق للعمل معًا. فإذا عمل كلّ فرد في مكان مُنفصل؛ فقد تحدث ثغرات في التواصل.
لفرق العمل عن بُعد
من المهمّ توفير أدوات التعاون عن بُعد. والحلّ الأمثل هو استخدام منصّة لإدارة المشاريع. في هذه الحالة، تُعدّ بعض الوظائف مهمّة، مثل:
- إنشاء الجداول الزمنية
- استخراج مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)
- لوحة المؤشرات
- قائمة المهام
- وغيرها من الأدوات
من بين الأدوات المُقترحة: مايكروسوفت Office، وMiro.
بعد إتمام الخطوة الثالثة، يُمكننا الانتقال إلى الخطوة الأخيرة:
4. قياس الأداء
في الخطوة الأخيرة، وبعد أن يبدأ فريق العمل الرشيق بالعمل، نقول: دع الأمور تسير، ولكن راقب عن كثب، وبمعنى آخر: دعهم يُباشرون مهامّهم، ولكن لا تُغفل عن مُتابعتهم.
تأكد من تحقيق الأهداف، وقِسْها باستخدام المؤشرات، أو ما يُعرف بمؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs). من الشائع أيضًا استخدام الأهداف والنتائج الرئيسية (OKRs) لقياس الأداء عند العمل مع فرق العمل الرشيقة.
والآن، بعد أن تعرّفت على ماهية فرق العمل الرشيقة (Agile Squads)، ما رأيك في البدء بإنشاء فرق في منظمتك لإحداث تغييرات ملموسة؟ نقدّم في ES Learning دورات مُتخصّصة تُزوّد موظفيك بالخبرات والمهارات اللازمة للعمل بِكفاءةٍ واحترافيةٍ ضمن فرق العمل الرشيقة (Agile Squads).
