هل تفكر في تعلم إدارة الوقت لكنك لا تجد الوقت الكافي؟ وربما تفكر في تأجيل قراءة هذا المقال، لسبب أو لآخر. في الحقيقة كل رواد الأعمال والموظفين وحتى طلاب المدارس يريدون تعلم المزيد عن تنظيم الوقت، لكنهم لا يحاولون بجدية اتقان هذه الملكة.

 

المحتوى :

1. طرق تنظيم المهمات.

1.1. طريقة أيزنهاور.

2.1. طريقة أ ب ج د.

2. طرق الإنجاز.

1.2. طريقة بومودورو.

2.2. تقنية ديفيد ألين.

3. صعوبات إدارة الوقت.

1.3. التشتت.

2.3. الحاجز الأكاديمي.

3.3. الضياع في التفاصيل.

حوصلة.

 

 

 

 

إدارة الوقت قوة ناعمة تصنع العظماء

 

رائد الأعمال تاي لوبيز، وصاحب الثروة التي تناهز الـ 60 مليون دولار يوميا، يقرأ كتابا كل يوم.

هل يبدو لك هذا الأمر مستحيلا أو غير جدي؟ رائد الأعمال جوردن هاري، أيضا يقرأ كتابا يوميا، وبيل غيتس يقرأ كتابا واحدا على الأقل كل أسبوع.

فكيف كانوا يستطيعون التوفير بين ضغوط العمل والقراءة؟

السر الذي ميز هؤلاء الأشخاص، يتمثل في عدم تأجيلهم لتعلم تنظيم الوقت.

لكن ككل موضوع علمي، علينا أن نفهم طرق تنظيم الوقت والنصائح المجربة في إدارة الوقت، لتحقيق أفضل النتائج.

وحتى نعرف قيمة تنظيم الوقت نذكر مخاطر إهداره:

  1. اضطراب في الحياة الأسرية والمهنية.
  2. فقدان السيطرة.
  3. تراجع مردودية العمل.
  4. تراجع جودة العمل.
  5. تأثر السمعة.

 

 

1. طرق تنظيم المهمات لإدارة الوقت

هناك العشرات من فلسفات وطرق تنظيم المهمات وغربلتها، ولكل منها سلبياتها وإيجابياتها، لكن أهم ما عليك تذكره، هو أن قائمة المهمات هي مهمة بسيطة تقوم بكتابتها قبل النوم، ولا تأخذ منك أكثر من 5 دقائق.

 

1.1. طريقة أيزنهاور

الجنرال، ثم الرئيس الأمريكي دوايت أيزنهاور كان واحدا من أكثر الناس إنجازا للمهام وبكفاءة عالية.

ويكفي أن تعود إلى أهم إنجازاته في الحرب العالمية الثانية وخلال الحرب الباردة، لتعرف قدراته غير التقليدية إدارة وتنظيم وقته.

طريقة أيزنهاور في تنظيم الوقت بسيطة جدا، بحكم خلفيته العسكرية، فهي تعتمد على المبدأ التالي:

“أغلب المهمات المستعجلة غير مهمة، وأغلب المهمات غير المستعجلة مهمة”.

وفي الحياة اليومية لكل منا، مهمات مستعجلة وأخرى غير مستعجلة، عليك تقسيمها في جدول يتكون من خانتين.

القاعدة الذهبية في طريقة أيزنهاور تتمثل في القيام بالمهام المستعجلة بسرعة، ثم التأني في المهام غير المستعجلة.

مثال:

مهمات مستعجلة مهمات غير مستعجلة
العمل. تعلم مهارة جديدة تساعدك في عملك.
استقبال زائر. تعلم لغة جديدة.
مشاهدة مباراة كرة قدم. الترفيه عن النفس.
دفع إيجار البيت. زيارة مطعم جديد.

 

طبعا قائمة المهمات اليومية ستكون أطول بكثير من هذا المثال المبسط، لكنها تساعدن في فهم آلية طريقة أيزنهاور.

على صاحب هذه القائمة من المهمات، أن يبدأ بالمهمات المستعجلة ويقوم بإنجازها في أقل وقت ممكن.

ثم عليه القيام بالمهمات غير المستعجلة بتراخ، لأنها في العادة تحتاج تركيزا إضافيا.

إدارة الوقت طريقة Eisenhower

ملاحظة: طريقة أيزنهاور تحتاج إعدادا مسبقا لقائمة المهام وتحيينها دوريا، ولا تكون المهمات المستعجلة دائما غير مهمة، كما أن هذه الطريقة تستثني الحياة الاجتماعية أو الترفيه، الأمر الذي يجعلها صارمة وصعبة.

 

2.1. طريقة أ ب ج د بهدف إدارة الوقت

هذه الطريقة هي الأكثر شيوعا في تنظيم العمل في إدارة الأعمال، وكثيرا ما يعتمدها رواد الأعمال لتنظيم حياتهم.

فإذا كانت طريقة أيزنهاور قاسية ووسيلة ناجعة في الحالات الطارئة، هذه الطريقة هي الأنسب مع نسق حياة متوسط وغير مستعجل.

الطريقة تعتمد أيضا على تقسيم المهام، لكن إلى 4 مجموعات هذه المرة:

أ. هام وعاجل.

ب. هام وغير عاجل.

ج. عاجل وغير هام.

د. غير هام وغير عاجل.

طبعا عليك تحضير جدول من 4 خانات لوضع المهمات التي تريد القيام بها يوميا.

مثال:

هام وعاجل هام وغير عاجل عاجل وغير هام غير هام وغير عاجل
العمل. تعلم مهارة جديدة. مشاهدة مباراة كرة قدم. الترفيه عن النفس.
دفع إيجار البيت. تعلم لغة جديدة. استقبال زائر. زيارة مطعم جديد.

 

هذه الطريقة في التقسيم تظهر عيوب تصميم أيزنهاور، وتجعلك تعيد تقييم المهمات بطريقة أكثر موضوعية، فليس كل ما هو آجل قد يكون مهما.

طبعا ستقوم بإنهاء المهمات بداية بالصنف أ، ثم ب ثم ج ووصولا إلى د.

وفي أغلب الأحيان، حتى إذا لم يسمح لك الوقت بالقيام بالمهمات من الصنف د لن تشعر بالندم بسبب التفريط فيها.

إدارة الوقت طريقة أ ب ج د

حوصلة: طريقة أيزنهاور هي أفضل طريقة للحالات القصوى، والتي تفرض عليك استثناء المهمات التافهة، بينما ستكون طريقة أ ب ج د هي أفضل طريقة لتعلم روتين مناسب.

 

2. طرق الإنجاز

بعد أن حددت مهماتك عليك الاختيار بين طرق الإنجاز لربح الوقت، فكثيرا ما يكون تقديم مهمة على أخرى سبب ربح أو خسارة الوقت.

 

1.2. طريقة بومودورو


البومودورو هو وحدة زمنية تساوي الـ 30 دقيقة.

وطريقة تطبيقها سهلة وناجعة، كل ما عليك هو تقسيم وقتك إلى فترات عمل بـ 30 دقيقة، تحتوي على

  • فترة عمل وتركيز قدرها 25 دقيقة.
  • فترة راحة قدرها 5 دقائق.

وبعد مرور 4 برومودورو تحصل على فترة راحة تتراوح بين الـ 15 والـ 30 دقيقة.

قد تبدو لك الفكرة بسيطة وغير مجدية، لكنها أفضل حل لمواصلة العمل بنشاط طيلة اليوم.

يظن الكثيرون أن هذه الطريقة قد تشتت أفكارك، لكنها في الحقيقة ستمكنك من العمل بتركيز متواصل دون مشتتات طول فترة الـ 25 دقيقة.

وإذا كنت من ضحايا التشتت السريع، عليك الامتناع عن القيام بأي نشاط خارج إطار العمل، بداية من الرد على الرسائل في مواقع التواصل، ووصولا إلى تفقد البريد الإلكتروني الخاص بالعمل.

هذه الطريقة ستضمن لك تركيزا تاما في العمل، ومردودية عالية، مع فترات راحة متقطعة تمكنك من القيام بالمهمات التي أجلتها خلال فترة التركيز.

إدارة الوقت : طريقة بومودورو

 

2.2. تقنية ديفيد ألين


هذه التقنية تعتمد على إنجاز المهمات الصغيرة في البداية، وتأجيل المهمات الطويلة للنهاية.

مبدأ التقنية بسيط، وإيجابيته تتمثل في حماية المهمات الصغيرة التي قد تبقى عالقة، بسبب تعطل المهمات الطويلة والصعبة.

طريقة ديفيد ألين تمكنك من إظهار تقدم في العمل، مقارنة ببقية زملائك الذين يحبذون البداية بالمهمات الصعبة، لكن عيبها يتمثل في كونها تستنزف قدراتك الجسدية والذهنية. خاصة أنك ستجد نفسك في مواجهة مهمات صعبة آخر كل يوم.

لذلك يُنصح بهذه الطريقة للأشخاص الأكثر خبرة، أو القائمين بأعمال لا تحتاج الكثير من التركيز أو الجهد.

حوصلة: طرق تطبيق تنظيم الوقت وتحويل النظري إلى روتين عملي ليس سهلا، لكن لا تتوقع النجاح من التجربة الأولى، فأغلب الناجحين في اتباع نظام عملي، هم في الحقيقة يعتمدون على نسختهم الخاصة من تنظيم الوقت، والتي قاموا بتطويرها بناء على واحدة من التقنيات السابقة.

إدارة الوقت تقنية ديفيد ألين

 

3. صعوبات إدارة الوقت


إذا كنت قد وصلت بالفعل إلى هذه المرحلة في المقال، فهذا يعني أنك جاد في تعلم تنظيم وقتك.

لذلك نقترح عليك الأسباب التي قد تجعل المبتدئين غير قادرين على إدارة وقتهم:

 

1.3. التشتت

من الصعب أن تلوم شخصا على تشتته، وخاصة في عصرنا اليوم، فمواقع التواصل الاجتماعي وتطبيقات الهاتف الجوال، وحتى برامج التلفاز، تعتمد على خبراء يعملون على شدك إليهم بأي طريقة.

لذلك لا تستغرب من كونك غير قادر على التركيز في مهماتك اليومية، فأنت تتعرض لأقوى أنواع المشتتات.

لكن في المقابل، أنت سيد أمرك، وقادر على الاختيار بين التخلص من قيود المشتتات، أو الاستسلام لها.

فالنجاح لا يختار أحدا، أنت من تقوم باختياره.

صعوبة إدارة الوقت التشتت

 

2.3. الحاجز الأكاديمي

يكتفي البعض بقراءة بعض المقالات أو الكتب، ليتصوروا أنهم ملمون بكل جوانب الموضوع، وهذا في أغلب الأحيان غير صحيح. فالإنسان غير قادر على إدراك جهله بما خفي عنه.

لذلك ندعو دائما إلى اتباع برامج أكاديمية ثمينة على غرار برنامج :

منهجية التحسين السريع للإجراءات SprintPiP

الذي سيوفر لك أساسيات إدارة إجراءات العمل، والقدرة على إدارة وتنفيذ مشاريع تحسين الإجراءات في مدة زمنية قصيرة.

لا تكتف ببناء تصور عام أو فكرة بسيطة، لأن شجرة واحدة قد تخفي غابة بأسرها.

 

صعوبة تنظيم وقتك

 

3.3. الضياع في التفاصيل

الاكتفاء بالثقافة العامة والمقالات البسيطة، دون الانضمام إلى دورات تكوينية مختصة، يجعل الكثيرين يقضون حتى 30% من وقتهم في إعداد قائمات المهمات. يعني إذا كانوا يعملون لمدة 6 ساعات يوميا، فهم يقضون ساعتين تقريبا في “تحرير وتعديل” قائمات المهمات وهذا أمر غير منطقي أو مقبول بالمرة.

كما أن التقيد الحرفي والدائم بقوائم المهمات سيجعلك تخسر قدرتك على مواجهة الطوارئ، أو التعامل مع المتغيرات. لذلك نؤكد مرة أخرى على ضرورة اتباع برامج تدريبية علمية يشرف عليها مستشارون مختصون على غرار برنامج الميسّر الفعال الذي سيمكنك من قيادة الاجتماعات وورش العمل عبر مهارات أكاديمية متميزة.

صعوبة تنظيم وقتك

 

حوصلة لـ إدارة الوقت

  1. حدد أهدافك.
  2. وضح أولوياتك.
  3. حدد مهلة زمنية لكل مهمة.
  4. خذ قسطا من الراحة بين المهمات.
  5. حافظ على مرونتك.

هل أنت راض عن إدارتك لوقتك؟ أم تريد تنمية قدراتك على التحكم في الوقت؟

شاركنا رأيك على صفحتنا الرسمية وأخبرنا عن أهم ما تعلمت من آخر دورة تدريبية في إدارة الوقت.


0 تعليق

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *