قد تبدو إدارة اجتماعٍ ناجحٍ مهمةً شاقةً وصعبةً في بادئ الأمر، ولكن بوجود الأشخاص المناسبين وأسلوب التفكير الصحيح والأدوات المناسبة، ستُصبح هذه الاجتماعات سببًا في زيادة الإنتاجية ورفع معنويات المشاركين. يُمكن البدء بالاجتماع بدايةً حيويةً بعيدةً عن الملل، لكن الخطأ الشائع الذي يرتكبه معظم القادة والميسّرين هو البدء بالأجندة مباشرةً قبل إعداد المشاركين وتهيئتهم وتحديد وتيرة العمل. وفيما يلي بعض الخطوات المفيدة استنادًا إلى نموذج شركة Leadership Strategies (أخبر، حفّز، مكّن، أشرك)؛ لمساعدتك في تحقيق أهدافك وعقد اجتماعات فعالة تستحقّ وقت الجميع.
الخطوة 1: حدد غرضك من الاجتماع
هل تعلم الغرض من وجودك في المكان الذي أنت فيه؟ إن معرفة الغرض والمخرجات المنشودة تُمثل الحد الفاصل بين نجاح الاجتماع وفشله، فأنت كمُيسر، عليك أن تنظر إلى نفسك بعين غيرك وأن تُفكر من وجهة نظرهم وتوقعاتهم. وبهذه الطريقة، ستتمكن من منح المشاركين شعورًا بالانتماء؛ لأنك أقررت بقيمة وجودهم في الاجتماع ومدى الحاجة إليه. كما تُشعرك كمُيسر بالمسؤولية والتمكين لأخذ زمام القيادة.
الخطوة 2: هيئ لهم المسار
قبل أن تبدأ الاجتماع وبعد إخبار المشاركين بالغرض منه، من الواجب أن تُخبرهم بالفائدة التي سيجنونها منه هم شخصيًا، وفائدة مشاركتهم وأهميتها، بالإضافة إلى بث روح الحماسة فيهم من خلال إخبارهم بمخرجات الاجتماع. كن مبدعًا في طريقة البدء بالاجتماع واختر مواضيع مثيرة للاهتمام وذات صلة، وتحدث إليهم دائماً بصيغة المخاطب (أنت، أنتم، أهدافك، أهدافكم… إلخ) لا بصيغة المتكلّم (أنا، أهدافي… إلخ).
الخطوة 3: أضف قيمة لكل مشارك
تحدث بصدق، وأشعر كل مشاركٍ بأهمية دوره وأن كل أفكاره موضع عنايةٍ واهتمام مهما كان حجمها، وامنحهم ضمانًا بأن أصواتهم ستكون مسموعة. أشعرهم بأنهم هم أيضاً يمتلكون القوة للتأثير وإحداث التغيير الإيجابي أيًّا كانت مناصبهم ورُتبهم.
الخطوة 4: شجع على التفاعل النشط
الاجتماعات ليست عملية يُديرها طرفٌ واحدٌ فقط حيث يتحدث القائد من بداية الاجتماع وحتى نهايته ولا يفعل المشاركون شيئًا سوى الإنصات بملل. بل يجب -لتكون الاجتماعات فعّالة ومثمرة- أن يكون المشاركون عنصرًا فاعلًا ونشطًا خلال الاجتماع كاملًا. وبعد إطلاعهم على غرضهم وما سيكسبونه من مشاركتهم، وبعد التأكيد على أهمية وجودهم في الاجتماع، عندها يحين الوقت للتحدّث من خلال إشراكهم. كيف ذلك؟ عبر منحهم فرصة التكلّم ومشاركة أفكارهم.
لا ينبغي أن تكون الاجتماعات جامدةً ومملّة، فليست الاحترافية في الأداء واختيار المواضيع كافيين لنجاح الاجتماع، وإنما يستلزم نجاحه مشاركة جميع المشاركين وانتباههم حتى يتمكنوا من تحقيق أهدافهم المنشودة.
